Una de las preguntas más frecuentes entre autónomos y pequeñas empresas es cuánto tiempo deben conservar la documentación relacionada con la declaración de la renta. Mantener estos documentos es crucial para estar preparado en caso de una inspección fiscal o cualquier otra revisión por parte de la Agencia Tributaria.
Plazo General de Conservación
Según la normativa española, el plazo general para conservar la documentación fiscal es de cinco años. Este periodo incluye el año de presentación y los cuatro años siguientes, que corresponden al plazo de prescripción. Por ejemplo, si presentaste tu declaración de la renta de 2018 en 2019, deberás conservar los documentos hasta el 30 de junio de 2023, fecha en que prescribe el derecho de la Agencia Tributaria a verificar esa declaración.
Ejemplo de Conservación
Supongamos que presentaste la declaración de la renta del ejercicio 2018 en 2019. Deberás guardar todos los documentos justificativos de este ejercicio (facturas, recibos, justificantes de ingresos y gastos) hasta el 30 de junio de 2023. Así, estás cubierto por el plazo de prescripción de cuatro años más el año de presentación.
Excepciones y Casos Especiales
Existen ciertas excepciones donde es recomendable o incluso obligatorio conservar la documentación por más tiempo:
- Subvenciones o ayudas: Si has recibido alguna subvención o ayuda, es posible que la administración solicite documentación relacionada con la misma en un plazo superior a los cinco años.
- Pérdidas fiscales: En el caso de pérdidas que quieras compensar en ejercicios futuros, deberás conservar la documentación hasta que caduque el derecho a compensar dichas pérdidas, lo cual puede extenderse más allá del plazo habitual.
- Compra de bienes inmuebles: Los documentos relacionados con la compra de bienes inmuebles deben conservarse mientras el bien esté en tu patrimonio y cinco años después de la transmisión o venta.
Importancia de la Conservación Adecuada
Guardar adecuadamente la documentación no solo te protege en caso de inspecciones, sino que también facilita la gestión financiera y la toma de decisiones. Recomendamos escanear los documentos y guardarlos en formato digital, además de mantener copias físicas organizadas y etiquetadas por año y tipo de documento.
Consecuencias de No Conservar la Documentación
No conservar la documentación necesaria puede resultar en problemas significativos si eres objeto de una inspección. La falta de comprobantes puede llevar a la Agencia Tributaria a realizar una estimación indirecta de tus ingresos, lo que puede resultar en sanciones y recargos.
Preguntas Frecuentes
- ¿Qué documentos debo conservar? Debes guardar las facturas, recibos, justificantes de ingresos y gastos, declaraciones anteriores, y cualquier documento que respalde tu declaración de la renta.
- ¿Qué pasa si pierdo algún documento? En caso de pérdida, intenta obtener copias duplicadas de los proveedores o busca registros alternativos. Mantén una lista de los documentos que faltan y las razones de su ausencia.
Información Adicional
- ¿Sabías que…? La Agencia Tributaria puede requerir información hasta diez años atrás en casos graves como fraude o evasión fiscal deliberada.
